Kinh nghiệm xin visa Thụy Sĩ thăm thân chi tiết

Trong bài viết này, mình xin chia sẻ toàn bộ hành trình xin visa Thụy Sĩ dạng thăm thân (bạn bè gửi thư mời) mà mình đã apply vào năm 2022. Mình xin vào tháng 5 và may mắn đã đậu visa sau khoảng 2 tuần. Đây là kinh nghiệm tự túc hoàn toàn từ A-Z, không qua công ty tư vấn nên hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn đang có kế hoạch tương tự.

Tổng quan về visa Schengen Thụy Sĩ

Thụy Sĩ là một trong 27 quốc gia thuộc khối Schengen, vì vậy khi xin visa du lịch hoặc thăm thân Thụy Sĩ, bạn sẽ thực hiện theo quy trình cấp visa Schengen ngắn hạn (Loại C).

• Thời gian lưu trú tối đa: 90 ngày trong vòng 180 ngày
• Mục đích chuyến đi: Du lịch, thăm thân, công tác, v.v.
• Nơi nộp hồ sơ: VFS Global Hà Nội hoặc TP. Hồ Chí Minh

Trước khi đi vào chi tiết, mình muốn nhấn mạnh rằng việc xin visa Schengen, đặc biệt là visa Thụy Sĩ, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tỉ mỉ. Các giấy tờ phải đầy đủ, chính xác và không được cũ quá 6 tháng. Tất cả đều cần có bản gốc và bản sao kèm theo bản dịch sang tiếng Anh hoặc một trong các ngôn ngữ chính thức của Thụy Sĩ (tiếng Pháp, tiếng Đức hoặc tiếng Ý).

Giờ thì mình sẽ chia sẻ chi tiết từng bước trong hành trình xin visa Thụy Sĩ của mình nhé!

1. Đặt lịch hẹn tại VFS Global

Bước đầu tiên trong hành trình xin visa Thụy Sĩ chính là đặt lịch hẹn nộp hồ sơ tại VFS Global. Mình chọn nộp tại văn phòng VFS ở Hồ Chí Minh vì thuận tiện hơn cho mình, còn các bạn ở miền Bắc có thể chọn văn phòng tại Hà Nội.

Quy trình đặt lịch khá đơn giản. Bạn truy cập vào website của VFS theo đường link https://visa.vfsglobal.com/vnm/vi/che/login để tạo tài khoản cá nhân. Sau khi đăng nhập, chọn loại visa là “Short stay” và mục đích chuyến đi là “Visitor“. Hệ thống sẽ hiển thị các ngày có lịch trống để bạn lựa chọn thời gian phù hợp.

Trải nghiệm đặt lịch online khá suôn sẻ, giao diện website dễ sử dụng và mình không gặp khó khăn gì. Nếu các bạn cần hỗ trợ, có thể gọi đến tổng đài của VFS và làm theo hướng dẫn (chọn phím 1 để được hỗ trợ về visa Thụy Sĩ). Một lời khuyên nhỏ là nên đặt lịch sớm khoảng 1-2 tháng trước thời gian dự kiến đi, vì đôi khi lịch hẹn khá kín, nhất là vào mùa cao điểm du lịch.

VFS Global Hồ Chí Minh

• Địa chỉ mới: Tầng 3B, REE Tower, 9 Đoàn Văn Bơ, Phường 12, Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Thời gian nhận hồ sơ: 08:30 – 12:00 và 13:00 – 15:00 từ Thứ Hai đến Thứ Sáu (trừ ngày nghỉ lễ)
• Thời gian trả kết quả: 13:00 – 16:00 từ Thứ Hai đến Thứ Sáu (trừ ngày nghỉ lễ)

VFS Global Hà Nội

• Địa chỉ: Tòa nhà Ocean Park, phòng 207, tầng 2, số 1 Đào Duy Anh, phường Phương Mai, quận Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam.
• Thời gian nhận hồ sơ: 08:30 – 12:00 và 13:00 – 15:00 từ Thứ Hai đến Thứ Sáu (trừ ngày nghỉ lễ)
• Thời gian trả kết quả: 13:00 – 16:00 từ Thứ Hai đến Thứ Sáu (trừ ngày nghỉ lễ)

2. Chuẩn bị hồ sơ xin visa Thụy Sĩ

VFS Global có sẵn một checklist thủ tục xin visa Thụy Sĩ làm chuẩn (xem tại đây), vì vậy bạn chỉ cần chuẩn bị giấy tờ theo đúng danh sách đó là đủ. Tuy nhiên, yêu cầu có thể khác nhau tùy từng trường hợp cụ thể, nên mình sẽ chia sẻ những giấy tờ mình đã nộp để bạn tham khảo.

• Đơn đề nghị cấp thị thực
• Hộ chiếu
• Thư mời
• Thông tin vé máy bay, khách sạn
• Bảo hiểm du lịch
• Chứng minh tài chính, công việc

2.1. Đơn đề nghị cấp thị thực

Tờ đơn đề nghị cấp thị thực do chính người nộp đơn điền đầy đủ thông tin, ghi ngày tháng và ký tên. Các bạn tải mẫu đơn chính thức từ website của VFS Global hoặc Đại sứ quán Thụy Sĩ. Khi điền đơn, nhớ cẩn thận và chú ý đến từng chi tiết nhỏ.

Có một điểm khiến mình băn khoăn khi điền hồ sơ là câu hỏi về việc đã từng lấy sinh trắc học chưa. Trước đó mình đã từng xin visa Pháp và đã lấy sinh trắc, nhưng hồ sơ không được chấp thuận. Mình khá lo lắng không biết liệu việc từng bị từ chối visa Pháp trước đây có ảnh hưởng đến hồ sơ lần này không.
Sau khi cân nhắc, mình quyết định trả lời đúng vì các nước châu Âu rất coi trọng tính trung thực trong hồ sơ. Và thực tế cho thấy đây là quyết định đúng đắn bởi khi nộp hồ sơ, nhân viên VFS không hỏi gì về việc này và mình vẫn lấy sinh trắc học bình thường.

2.2. Ảnh thẻ

Bạn cần chuẩn bị 01 ảnh màu cỡ 3.5 x 4.5 cm mới chụp trên phông nền màu sáng.

Mình chụp ảnh tại tiệm Hải Nam, phí 70.000VND cho 8 tấm ảnh. Khi đến tiệm, mình chỉ cần nói là chụp ảnh visa Schengen và họ sẽ biết cách căn chỉnh đúng kích thước 3.5 x 4.5 cm trên nền trắng theo yêu cầu. Họ sẽ gửi file mềm qua email để mình lưu trữ, phòng trường hợp cần sử dụng lại sau này.

2.3. Hộ chiếu

Hộ chiếu là giấy tờ bắt buộc phải có khi xin visa. Bạn cần kiểm tra kỹ hạn sử dụng của hộ chiếu và đảm bảo rằng nó còn giá trị ít nhất 3 tháng sau khi thị thực hết hạn.

Ngoài bản gốc, mình còn photo 7 trang đầu của hộ chiếu và tất cả các trang có thị thực hoặc dấu xuất nhập cảnh trước đây trên khổ giấy A4.

Việc sắp xếp các bản sao này theo thứ tự và ghi chú rõ ràng sẽ giúp cho quá trình xét duyệt hồ sơ được thuận lợi hơn. Các bạn nhớ đừng bỏ sót trang nào có dấu xuất nhập cảnh nhé!

2.4. Giấy tờ chứng minh nơi cư trú

Đợt mình nộp hồ sơ năm 2022 thì giấy tờ chứng minh nơi cư trú có thể là Sổ hộ khẩu hoặc Xác nhận thông tin về cư trú đối với người Việt Nam hoặc Thẻ cư trú Việt Nam đối với người nước ngoài. Sổ hộ khẩu mình để ở quê, sổ khá là cũ, thông tin cũng không còn rõ nên mình không nộp. Thay vào đó, mình nộp bản photo Căn cước công dân (có công chứng). CCCD của mình là loại gắn chip, thông tin hộ khẩu đã được tích hợp rồi nên trong trường hợp cần kiểm tra thì ĐSQ có thể tra cứu thông tin được.

Hiện tại Sổ hộ khẩu đã được bỏ nên bạn có thể thay bằng CCCD hoặc xin giấy xác nhận cư trú nhé.

2.5. Giấy tờ của người mời là bạn ở Thụy Sĩ

Đây là phần mà mình cần sự hỗ trợ tích cực từ người bạn ở Thụy Sĩ. Mình đã nhờ bạn gửi bản scan hộ chiếu và thẻ cư trú tại Thụy Sĩ (cả hai mặt, vì bạn mình không phải công dân Thụy Sĩ).

Quá trình này đòi hỏi sự phối hợp khá chặt chẽ và liên lạc thường xuyên với người mời để đảm bảo có đầy đủ giấy tờ cần thiết. Mình thấy rằng việc giải thích rõ cho người mời về tầm quan trọng của các giấy tờ này đã giúp quá trình chuẩn bị diễn ra suôn sẻ hơn nhiều.

Về thư mời, bạn có thể lựa chọn bản gốc (bản cứng – original) hoặc bản mềm (bản scan – clear copy). Ban đầu mình định xin bản gốc thư mời, nhưng chi phí gửi từ Thụy Sĩ về Việt Nam khá cao và mất nhiều thời gian. Vì vậy, mình quyết định sử dụng phương án bản mềm: bạn mình gửi thư mời trực tiếp bằng email tới Tổng Lãnh Sự Quán Thụy Sĩ (hochiminhcity.visa@eda.admin.ch), đồng thời gửi cho mình một bản để in ra và đính kèm vào hồ sơ. Cách này vừa tiết kiệm chi phí vừa không mất thời gian chờ đợi.

2.6. Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người nộp đơn và người mời

Đây là phần mình đặc biệt chú trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tính xác thực của mục đích chuyến đi. Mình đã nộp một số ảnh chụp chung giữa mình và người mời. Tuy nhiên, do ảnh chụp từ khá lâu và không rõ hết mặt mình (hình chụp đông người), nên mình quyết định bổ sung thêm giấy tờ khác.

May mắn là mình và bạn đã từng làm việc chung công ty, nên mình đã xin anh sếp cũ viết một tờ giấy xác nhận và đóng mộc công ty, thể hiện việc mình và người mời đã quen và từng làm việc với nhau. Điều này đã bổ sung rất tốt cho phần chứng minh mối quan hệ của mình.

Việc đa dạng hóa cách thức chứng minh mối quan hệ sẽ tạo thêm độ tin cậy cho hồ sơ của bạn. Nếu các bạn có tin nhắn, email trao đổi, hay các chứng từ khác chứng minh mối quan hệ thì cũng nên cân nhắc đưa vào hồ sơ.

2.7. Thông tin vé máy bay khứ hồi

Mình đặt vé trên Vietnam Airlines và chọn hình thức thanh toán sau. Vietnam Airlines sẽ gửi booking confirmation về email và cho thời gian thanh toán là 1 tiếng. Bạn chỉ cần tải file booking về và in ra, không cần thanh toán nhé.

Lưu ý là KHÔNG nên mua vé thật trước khi có visa, vì nếu không may visa bị từ chối thì sẽ mất tiền vé máy bay. Thực tế, trong checklist chính thức của Đại sứ quán cũng ghi rõ là không cần mua vé trước khi có visa, chỉ cần cung cấp thông tin đặt vé khứ hồi. Bạn nên chọn hãng hàng không có chính sách đặt chỗ không cần thanh toán ngay (như Vietnam Airlines), điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí không cần thiết.

2.8. Thông tin đặt khách sạn

Mình xin visa theo dạng thăm thân nên phần lớn thời gian trong lịch trình sẽ ở nhà bạn. Do đó, mình đã chuẩn bị một file lịch trình khá đơn giản nhưng đầy đủ thông tin:

• Ngày giờ bay sang Thụy Sĩ (thông tin chuyến bay: ngày giờ, số hiệu chuyến bay)
• Thời gian ở tại nhà bạn (địa chỉ, thông tin người mời)
• Ngày giờ bay về Việt Nam (thông tin chuyến bay: ngày giờ, số hiệu chuyến bay)

Mình không nộp booking khách sạn vì sẽ ở nhà bạn. Tuy nhiên, nếu các bạn có kế hoạch ở khách sạn, nhớ chuẩn bị thông tin đặt khách sạn từng ngày trong suốt thời gian lưu trú.

Một lịch trình hợp lý, phù hợp với mục đích chuyến đi sẽ giúp tăng tỷ lệ được chấp thuận visa. Nếu lịch trình của bạn bao gồm việc đi thăm nhiều thành phố hoặc quốc gia, hãy chuẩn bị thông tin di chuyển và lưu trú cho từng điểm đến.

2.9. Bảo hiểm du lịch

Bạn cần có bảo hiểm du lịch và y tế bắt buộc có hiệu lực tại tất cả các quốc gia thuộc khối Schengen với số tiền được bảo hiểm ít nhất là 30.000 Euro cho toàn bộ thời gian lưu trú trong khu vực này và thêm 15 ngày sau ngày trở về dự kiến. Khi mua bảo hiểm, hãy đảm bảo rằng công ty bảo hiểm cấp cho bạn giấy chứng nhận có đầy đủ thông tin này.

Điểm quan trọng mà mình muốn nhấn mạnh khi mua bảo hiểm du lịch để xin visa Thuỵ Sĩ là: thời hạn bảo hiểm phải bao gồm toàn bộ thời gian lưu trú + 15 ngày sau ngày trở về dự kiến. Như mình dự kiến đi 30 ngày, nhưng sẽ phải mua bảo hiểm cho 45 ngày (30 ngày lưu trú + 15 ngày bổ sung). Mình mua bảo hiểm du lịch của UIC với chi phí 985.000 VND cho 45 ngày.

2.10. Chứng minh tài chính

Đây có lẽ là phần quan trọng nhất trong hồ sơ xin visa vì nó chứng minh khả năng tài chính của bạn cho chuyến đi và việc bạn sẽ quay trở lại Việt Nam sau khi kết thúc chuyến đi.

Mình đã chuẩn bị khá đầy đủ cho phần này bao gồm:

Giấy tờ liên quan đến công việc:

• Hợp đồng lao động (song ngữ Anh – Việt, photo công chứng)
• Xác nhận nghỉ phép của công ty (tiếng Anh)
• Phiếu lương của 3 tháng gần nhất
• Sao kê tài khoản ngân hàng (tài khoản nhận lương) của 3 tháng gần nhất, dùng bút highlight những mục nhận lương

Giấy tờ kinh doanh (vì mình có đăng ký hộ kinh doanh):

• Đăng ký hộ kinh doanh ngành nghề Digital Advertising
• Hợp đồng làm việc với đối tác

Tài sản cá nhân:

• Sổ tiết kiệm: Mình gửi tiết kiệm online và đã ra ngân hàng để xin giấy xác nhận. Khi đến ngân hàng, giao dịch viên sẽ hỏi mục đích xin xác nhận, mình nói để xin visa thì họ sẽ chuẩn bị bản song ngữ. Số dư trong tài khoản tiết kiệm nên từ 5.000 USD trở lên theo kinh nghiệm của nhiều người đã xin visa thành công.
• Thẻ tín dụng: Mình có thẻ tín dụng với tổng hạn mức 120 triệu VND và đã in sao kê 3 tháng gần nhất. Lưu ý là các bạn có thể tải sao kê online và in ra, không nhất thiết phải ra ngân hàng để xuất sao kê đâu nhé (vì ngân hàng sẽ tính phí).

Việc chứng minh tài chính càng đa dạng và vững chắc thì cơ hội bạn được chấp thuận visa càng cao, vì vậy nhớ dành thời gian để chuẩn bị kỹ phần này nhé!

3. Nộp hồ sơ và đóng phí xin visa tại VFS Global

Mình nộp hồ sơ tại VFS Hồ Chí Minh và có trải nghiệm khá tốt. Nhân viên thu hồ sơ rất thân thiện và chuyên nghiệp, họ kiểm tra kỹ từng giấy tờ và hướng dẫn mình rất tận tình.

Quy trình nộp hồ sơ diễn ra như sau:

• Check-in tại quầy lễ tân, xuất trình email xác nhận lịch hẹn
• Chờ đến số thứ tự của mình
• Nộp hồ sơ và cung cấp thông tin sinh trắc học (vân tay và hình ảnh)
• Thanh toán lệ phí visa (80 Euro, khoảng 2 triệu VND) và phí dịch vụ VFS (khoảng hơn 300.000 VND). Hiện tại mình mới check thì phí dịch vụ VFS đã tăng lên là 19 EUR, tương đương 507.000 VND. Bạn có thể thanh toán phí bằng tiền mặt, thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ.
• Chọn hình thức thông báo kết quả (mình chọn SMS)

Toàn bộ quá trình mất khoảng 1 giờ, không quá lâu và mình cũng không gặp khó khăn gì. Mình thấy các bạn ở VFS chuyên nghiệp và khá thoải mái, khiến mình không có cảm giác căng thẳng như mình đã tưởng tượng (như hồi apply bên TLS). Sau khi xong thủ tục các bạn còn không quên chúc mình sớm nhận được visa 😀

Bạn nên đến sớm hơn giờ hẹn khoảng 15-20 phút để có thời gian check-in và chuẩn bị tinh thần. Và đừng quên mang theo bút để ký các giấy tờ nếu cần thiết nhé!

4. Quy trình sau khi nộp hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ tại VFS, mình nhận được email thông báo VFS đã chuyển tiếp hồ sơ đến Tổng Lãnh Sự Quán Thụy Sĩ ngay trong ngày hôm đó.

Khoảng 2-3 ngày sau, mình nhận được email từ Tổng Lãnh Sự Quán với “Yêu cầu Bảo lãnh”. Đây là một tờ form bằng tiếng Đức/Pháp mà mình cần chuyển tiếp cho người mời ở Thụy Sĩ. Bạn mình sẽ điền thông tin vào form này, sau đó nộp lên phường sở tại, và phường sẽ chuyển lên Đại sứ quán.

Quy trình này có vẻ phức tạp nhưng thực tế diễn ra khá suôn sẻ. Mình chỉ cần chuyển tiếp email cho bạn mình bên Thuỵ Sĩ và bạn sẽ lo phần còn lại. Đây là một phần quan trọng trong quy trình xét duyệt, vì nó xác nhận thêm về mối quan hệ và thông tin của người mời.

Sau khi hoàn tất mọi yêu cầu, mình chỉ việc kiên nhẫn đợi. Thời gian xét duyệt visa của mình là khoảng 2 tuần kể từ ngày nộp hồ sơ, khá nhanh so với thời gian dự kiến (có thể lên đến 15 ngày làm việc).
Khi có kết quả, VFS sẽ gửi SMS thông báo và mình có thể đến lấy hộ chiếu hoặc đăng ký dịch vụ giao hộ chiếu tận nhà (có tính phí).

Vậy, xin visa Thuỵ Sĩ có khó không?

Qua quá trình tự chuẩn bị tất tần tật mọi thứ từ A – Z trong hồ sơ xin visa Thụy Sĩ, mình nhận thấy thực tế không khó như nhiều người vẫn nghĩ. Đúng là Thụy Sĩ không thuộc EU nên yêu cầu hơi khác, nhưng nếu chuẩn bị kỹ hồ sơ thì tỷ lệ đậu rất cao. Điểm quan trọng nhất là chứng minh cho Lãnh sự quán thấy mục đích chuyến đi của bạn là đi du lịch, thăm thân và bạn chắc chắn sẽ quay về Việt Nam.

Tóm lại, visa Thụy Sĩ không quá khó nếu bạn chuẩn bị đầy đủ, chỉn chu và trung thực. Miễn là bạn có lịch trình rõ ràng và khả năng tài chính phù hợp, cơ hội đậu visa là rất cao.

Một số kinh nghiệm mình đúc rút ra như sau:

• Sự trung thực là yếu tố quan trọng nhất: Luôn cung cấp thông tin chính xác trong hồ sơ, không nên cố tình khai man vì các nước châu Âu rất coi trọng tính trung thực và họ có hệ thống kiểm tra chéo thông tin.
• Chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ: Mình đã dành khoảng 3 tuần để chuẩn bị hồ sơ, nghiên cứu kỹ các yêu cầu và tham khảo kinh nghiệm từ những người đã xin thành công trước đó.
• Chứng minh tài chính vững chắc và mối quan hệ rõ ràng: Đây là hai yếu tố then chốt quyết định sự thành công của hồ sơ. Hãy đầu tư thời gian và công sức để chuẩn bị đầy đủ nhất có thể.
• Kiên nhẫn và bình tĩnh: Quá trình xin visa có thể gây căng thẳng, nhưng hãy giữ bình tĩnh và kiên nhẫn. Mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ nếu bạn đã chuẩn bị tốt.
• Trao đổi thông tin rõ ràng với người mời: Việc liên lạc và phối hợp chặt chẽ với người mời ở Thụy Sĩ là yếu tố quan trọng, đặc biệt là khi có yêu cầu bổ sung từ Đại sứ quán.

Mình hy vọng những chia sẻ từ trải nghiệm thực tế này sẽ giúp ích cho các bạn đang có kế hoạch xin visa Thụy Sĩ hoặc các nước Schengen khác. Hãy chuẩn bị thật kỹ và tin tưởng vào khả năng của mình! Nếu có thắc mắc hoặc cần tư vấn thêm, các bạn cứ thoải mái đặt câu hỏi nhé. Chúc các bạn may mắn trong hành trình sắp tới!